Эффективные должностные инструкции
Все знают, что должностные инструкции (ДИ) – вещь очень полезная. С одной стороны они помогают сотруднику освоиться на новом месте работы, определить круг его обязанностей и полномочий. С другой стороны, они облегчают жизнь и руководителю, освободив его от необходимости каждый день заниматься постановкой одних и тех же задач. К сожалению, реально существующие ДИ практически никогда не выполняют этих замечательных функций.
Если взять большинство современных компаний и попробовать подсчитать среднее число раз, когда их сотрудники вдумчиво читали и, тем более, перечитывали свои должностные инструкции, получившаяся цифра вряд ли дорастет даже до единицы. Придуманные, чтобы помогать, ДИ зачастую только пугают и запутывают тех, кто их читает. Давайте поговорим о том, почему это происходит и что с этим делать.

Как не надо писать ДИ
Способов написания неправильных и бесполезных ДИ существует великое множество. Давайте рассмотрим пару примеров:

Вариант 1. В должностные инструкции вписывается все, что приходит в голову. В результате получаются гигантские полотна текста, которые устаревают уже через месяц и их приходится переписывать заново или же на них просто перестают обращать внимание.

Вариант 2. Каждый пункт ДИ расписывается настолько обширно, что определить, что конкретно требуется от сотрудника, становится практически невозможно. Поскольку в этом случае инструкциями нельзя воспользоваться, их, как правило, тоже перестают принимать в расчет.

Во всех случаях итог один – ДИ у сотрудников компании есть, но ими никто не пользуется. Для того, чтобы написать должностную инструкцию, которая будет успешно применяться на практике, нужно определить, какие функции она будет выполнять.

Виды ДИ
Существует множество видов должностных инструкций. У каждого из них есть собственное предназначение, в зависимости от которого меняется как их содержание, так и авторы, принимающие участие в их написании. Я опишу основные, для примера.

• Юридические
Обязательное наличие должностных инструкций в компании – одно из требований действующего трудового законодательства. При любой налоговой или кадровой проверке может понадобиться предоставить ДИ, составленные в полном соответствии с государственными стандартами, поэтому они должны быть под рукой. Написанием таких инструкций, как правило, занимается отдел кадров совместно с бухгалтерией и юридическим отделом.

• Для найма персонала
ДИ применяются для поиска соискателей на вакантные должности. В таких инструкциях детально описаны знания, умения и навыки, необходимые для того, чтобы новый сотрудник успешно справлялся с занимаемой должностью. Их составляют сотрудники отдела кадров совместно с руководителями профильного подразделения.

• Процессуальные
В ДИ описываются технические процессы и стандарты, принятые в компании. Например: заполнение бланков и клиентских баз, работа с оргтехникой и программным обеспечением, формы запросов, служебных записок – в общем, все действия, которые повторяются неоднократно. Эти ДИ нужны для того, чтобы сотрудник смог разобраться с новым для себя процессом или действием, не отвлекая соседа. Они составляются непосредственным специалистом совместно с менеджерами компании.

• Взаимодействия
Кроме того, существуют ДИ взаимодействия. Они помогают определить место каждого члена команды и освещают механизмы взаимодействия сотрудников компании друг с другом. Эти инструкции могут существенно облегчить как работу сотруднику, так и управление руководителю, при условии, что он сам будет участвовать в их создании.

Если для написания первых трех вариантов ДИ существует множество примеров и образцов, то аналогов ДИ взаимодействия мне видеть не приходилось. Поэтому давайте остановимся на них подробнее.

ДИ взаимодействия
Одна из самых значимых функций ДИ – это обеспечение максимального понимания сотрудником того, чего именно от него ждут на его рабочем месте и какую позицию в структуре компании он занимает.
Эту цель можно считать достигнутой, если сотрудник без дополнительной помощи со стороны сможет после прочтения своих ДИ сразу же приступить к работе. После прочтения правильно составленных ДИ у сотрудника могут остаться вопросы, как ему выполнять свои обязанности, а не что он должен делать.
Например, если консультант в обувном магазине после прочтения ДИ спрашивает у руководителя «Что мне делать, когда я завтра приду на работу?», значит с его ДИ что-то не так. А вот вопросы вроде «Как мне работать с кассовым аппаратом?» или «Как у вас принято приветствовать потенциального клиента?» вполне допустимы.

Как сделать ДИ максимально понятными
Для того, чтобы написать должностные инструкции, которые будут понятны с первого прочтения, существует несколько простых приемов.

• Желательно писать ДИ не официальным «канцелярским» языком, а максимально простым и доступным.

• Чем больше в документе текста и чем плотнее он написан, тем тяжелее его воспринимать. Соответственно, чтобы облегчить понимание нужно поделить текст на разделы.

• Поскольку все сотрудники фирмы каким-то образом взаимодействуют друг с другом, разумно будет использовать разделение по взаимодействиям.

• У сотрудника компании всегда есть минимум две роли – того, кто «должен» и того, кто «имеет право». Поэтому в ДИ нужно перечислить не только обязанности, но и полномочия.

• Компания должна предоставить (и прописать) сотруднику все необходимые ресурсы и полномочия для выполнения поставленных задач.

Как выглядят правильно составленные ДИ взаимодействия?
Сотрудник Х при взаимодействии с сотрудником Y
Должен:
1)
2)
3)
Имеет право требовать:
1)
2)
3)

В каждом пункте ДИ желательно описать конкретные действия без излишней детализации. Подробности находятся в компетенции самого сотрудника, то есть, как уже говорилось ранее, ДИ взоимодействия отвечают на вопрос «что делать?», а не «как это делать?». Если обязанности сотрудника сложные и требуют дополнительных пояснений, в ДИ можно вставить ссылки на другие документы, в которых будет детально описан сам процесс работы.

Договориться со мной о бесплатной консультации вы можете по телефону 093 607 74 52