Два шага к успешной коммуникации сотрудников и руководителя
Случается, что сотрудник, назовем его, к примеру, Дмитрий, замечает какую-то проблему в работе компании, которая находится вне зоны его ответственности и которую он не может решить сам. А то и еще лучше – он придумывает новый способ оптимизации работы, повышения прибыли или еще какие-то улучшения. С этой важной информацией он отправляется к руководителю, назовем его Иван Иванович. Дальше события развиваются по двум вероятным сценариям:
• Иван Иванович говорит Дмитрию: «Я занят», «У меня нет на это времени» или «Я посмотрю позже». Вероятность положительного рассмотрения в этом случае довольно низкая.
• Иван Иванович бросает все свои дела и начинает вникать в рацпредложение сотрудника. Как правило, если Дмитрий обладает даром слова, объяснения и уточнения растягиваются на полчаса, если нет – то еще больше. При этом руководитель отвлекается от своих насущных дел, а если учесть, что до Дмитрия приходили еще Алексей, Сергей Петрович и Машенька из бухгалтерии и Иван Иванович уделил время каждому, эффективность его рабочего дня стремится к нулю.
Правильная подача информации
Способ эффективно сообщить руководителю о проблеме так, чтобы она с большой долей вероятности была решена, состоит из двух простых этапов.
Этап первый: Когда?
Руководитель – человек занятой, поэтому сотруднику нужно подстроиться под его расписание. Например:
1. Изложить проблему письменно. В этом случае руководитель сможет изучить ее в удобное для себя время.
2. Рассказать о проблеме в специально отведенное время (планерка, летучка и т.п.), когда руководитель настроен на то, чтобы слышать сотрудников.
3. Зайти к руководителю в течение рабочего дня и обозначить проблему тезисно, он сам выберет время для ее решения.
Исключение составляют срочные вопросы, которые нужно решить немедленно.
Этап второй: Как?
Вы даже не представляете, сколько полезных идей и хороших предложений отправляются в мусорную корзину из-за того, что руководитель не понял, о чем хотел сказать сотрудник. Чтобы избежать этой ситуации, подчиненный должен убедиться, что в описании проблемы, будь оно устным или письменным, обязательно присутствуют четыре компонента.
• Четкое описание проблемы. При этом желательно описать проблему, как сбой в процессе
• Объяснение, как этот процесс должен происходить правильно
• Локализация проблемы. Указание помехи (места сбоя) в процессе
• Желаемый результат, который можно получить после решения проблемы. Если речь идет об идее по улучшению работы, нужно сформулировать, почему она будет эффективна и выгодна.
Если все эти компоненты присутствуют, то руководитель сможет легко и быстро отреагировать:
• оценить, насколько важна проблема
• определить возможные способы ее решения
• oпределить, какие ресурсы для этого нужны
• установить сроки
• назначить сотрудников, ответственных за выполнение.
Важно! Перед тем, как идти к руководителю и рассказывать о проблеме или идее, сотруднику желательно собраться с мыслями и несколько раз проговорить для себя, о чем и в какой последовательности он собирается рассказать. Чем меньше будет запинок и путаницы в объяснениях, тем больше вероятность, что проблема будет решена.
Договориться со мной о бесплатной консультации вы можете по телефону 093 607 74 52
